أحمد قرر ينسق يومه عشان يقدر يزيد من إنتاجيته بشكل فعال، وعشان كده قرر انه يكتب كل المهام اللي وراه في قائمة مهام to-do list وفعلًا أحمد عمل كده وزي ما توقعت أحمد ملتزمش بالقائمة ولا عمل اي حاجة وفجأة لقى المهام عماله تكتر عليه ومش حاسس ان حاجة بتخلص وده زود من توتره، وبدل ما تساعده قائمة المهام انه يكون فعال اكتر تسببت في إحباط ليه أكتر.

كام واحد حاسس انه زي أحمد؟

كلنا هذا الرجل.

عشان كده هنشرح الكتاب الجميل ده وهو الطريقة الأكثر فاعلية لإنجاز المهام للكاتب ديمون زهاريادس، وبالمناسبة ده تاني كتاب نشرحة لنفس الكاتب، وتقدر تقرأ الكتاب الأول من هنا:

شرح كتاب الأثر المذهل للعادات البسيطة.

المقدمة:

بيبدأ الكاتب المقدمة بتوضيح أننا للأسف متعلمناش نعمل قائمة مهام بشكل غير سليم وبنعمل أخطاء كتير فيها واحنا مش عارفين ده، وحتي منعرفش استراتيجيات لعملها بطريقة صحيحة، وعشان البشر مختلفين فالكاتب هيوضح لينا اكتر من طريقة واحنا نختار الأنسب لينا، وطبعًا كل طريقة ليها مزايا وعيوب زي ما هنشوف.

ليه اصلًا نعمل قائمة مهام؟

• بتساعد على عدم تضيع الوقت لأنك عارف هتعمل ايه وهتعمله امتى.

• بتساعدك على التركيز وانك متبقاش مشتت وتايهه وسط الأعمال اللي وراك.

• هتلاقي عندك وقت زيادة لأن القايمة بتساعدك تركز على الأعمال المهمة اللي المفروض تعملها.

إحصائيات صادمة:

• ٤١٪ من الأعمال بالقائمة لم يتم إنجازها ابدًا.

• ٥٠٪ من الأعمال المنجزة بالقائمة تم إنجازها خلال يوم.

• ١٨٪ من الأعمال المنجزة بالقائمة تم إنجازها خلال ساعة.

• ١٠٪ من الأعمال المنجزة بالقائمة تم إنجازها خلال دقيقة.

متخيل ان ٤٠٪ من المهام اللي المفروض تنجزها مبتعملهاش!

ورغم ان لما تسمع ان ٢٨٪ من المهام خلصت خلال ساعة فأنت بتتخيل ان باقي اليوم هتعرف تخلص الباقي، لكن ده مبيحصلش، ليه؟

لأننا بنخلص المهام السهلة وبننسى نركز على الأولويات، فبالتالي وصلنا أن في ٤٠٪ من المهام غير منجزة.

أسباب عدم نجاح قوائم الأعمال:

• مفيش وقت محدد لانتهاء المهمة،خليك فاكر أن قائمة أعمال بدون وقت وقت محدد هي قائمة أمنيات، احنا محتاجين ال deadline في حياتنا جدًا، فكر في لو عليك فاتورة معينة ينفع تدفعها في أي وقت، هل هتدفعها بسرعة؟ بنسبة كبيرة لا، نفس القصة في شغلنا، طول ما مفيش وقت نهائي للتسليم طول ما احنا مش هنسلم، وخليك فاكر قانون باركنسون اللي بيقول( العمل يمتد ليملأ الوقت المتاح لاستكماله).

• تاني سبب هو اننا بنعمل قايمة أطول من اللازم،واللي في الاخر بتكون مشتتة للانتباه وكمان فيها خيارات كتير بتخلينا محتارين نبدأ بأيه ونخلص ايه،ده غير انها غير واقعية وفي الاخر بتخليك تأجل المهام بتاعتك ليوم تاني غصب عنك.

• عدم تقسيم قائمة المهام، فتلاقي شراء الخضار على تاسك توصيل الأولاد المدرسة على تاسك من الشغل! والحقيقة انت محتاج تقسم المهام لأقسام وتقسم أهميتها كمان.

• قائمة مبهمة، يعني على سبيل المثال لو كتبت في القائمة بتاعتك إعداد ويب سايت، دي مهمة مش واضحة، الحقيقة دي مش مهمة ده مشروع كامل، هيبدأ بخطوات كتير زي انك تختار اسم للويب سايت، وتشتري الدومين بتاعه، وتحجز استضافة، وهكذا،وواحدة من أسباب احباطنا وفشلنا في القائمة هو السبب ده، اللي بيخلينا محتارين نعمل ايه بالظبط دلوقتي.

كده عرفنا أهم المشاكل اللي بتواجهنا وبتخلينا نعمل قائمة غير فعالة،هنتكلم دلوقتى على أهم الاستراتيجيات اللي تقدر من خلالها تعمل قائمة مهام فعالة جدًا.

يالا بينا.

استراتيجيات صناعة قائمة أعمال فعالة:

اولًا القائمة الشاملة:

ودي القايمة اللي بتحط فيها كل المهام اللي عندك في الدنيا علي بعض.

طب ما ده هيعمل مشاكل اللي قولنا عليها فوق؟

بالظبط كده كويس انك صاحي معايا.

ولكن!

القائمة الشاملة هي مهمة برضو كخطوة أولى لتفريغ الدماغ من كل المهام اللي عليه.

يعني احنا قلنا اننا هنقسم المهام لمشاريع وأولوية ونحط وقت ليها، ف ازاي هنعمل الكلام ده من غير ما نكتب المهام كلها؟

انا عايزك تعتبر القائمة الشاملة هي مجرد مرحلة أولى ومش استراتيجية في حد ذاتها، هي مجرد خطوة لتفريغ دماغك وبعد كده تعمل القايمة بتاعتك بواحدة من الاستراتيجيات اللي جاية.

ثانيا قائمة المهمة+موعد البدء+موعد التسليم.

واحدة من ابسط الاستراتيجيات وممكن تبدأ تنظم مهامك عن طريقها، وهي بتبين بشكل واضح أهمية الوقت في قائمة المهام.

مجرد ما تحط وقت للبداية ده بيخليك تركز علي المهمة اللي محتاج تعملها دلوقتي ويمنع عنك أي تشتت.

كمان موعد الانتهاء بيخليك تنجز المهمة في الوقت المحدد بدون أي مماطلة.

طبعًا النظام ده في عيب خطير وهو انه برضو مش بيحدد مشاريع مختلفة ولكن ممكن تكون انت مركز على مشروع واحد فقط فالنظام ده هيكون فعال معاك جدًا.

خليك فاكر قائمة مهام بدون وقت هي مجرد أمنيات.

ثالثا قائمة الأعمال الثنائية: قائمة رئيسية+قائمة مهام يومية

النظام ده بيعتمد على قائمتين مختلفتين، واحدة شاملة زي ما قولنا وفيها بنكتب كل حاجة علينا، ولما نفتكر حاجة برضو بنضفها للقائمة الأساسية، وبعد كده نبتدي ناخد من القائمة الاساسية ونعمل قائمة فرعية بمهام اليوم فقط.

طيب هل الافضل استخدم كمان نظام قائمة موعد البدء وموعد الانتهاء مع النظام ده؟

طبعًا جدًا

زي ما هتشوف في بقيت الاستراتيجيات المختلفة،الافضل دايما انك تجمع أكثر من استراتيجية مع بعض عشان تعمل حاجة في أفضل شكل، فالوقت عنصر أساسي معاك في اي استراتيجية هتختارها مناسبة ليك وكمان القائمة الاساسية اللي فيها كل المهام هتكون حاجة أساسية معاك برضو.

رابعًا استراتيجية ٢+٣

جمال الاستراتيجية دي انها بتكلم معاك بالاولوليات وبتوضحلك انك محتاج تختار مهمتين كبار يوميًا و٣ مهام صغيرة، وده يضفي تنوع علي القايمة بتاعتك.

اولا مش هتتعب لان في توازن بين الكبير والصغير، وثانيا هتحس بالانجاز لانك قدرت تعمل اعمال مهمة كبيرة كل يوم،وكالعادة ممكن تعمل ده بتوقيت برضو واخيرًا ميزة تانية هي انك ملتزم ب ٥ مهام يوميًا مش اكتر ولا اقل.

المهام الصغيرة هي اللي بتاخد اقل من ٣٠ دقيقة والمهام الكبيرة اكتر من ساعتين.

طبعًا النظام ده في شويه عيوب منها عدم المرونة، يعني ممكن في يوم تلاقي نفسك نشيط وتقدر تخلص اكتر وفي يوم العكس، وفي يوم هيكون عليك مهام صغيرة كتير محتاج تخلصها،وكمان في مهام في النص ما بين الكبير والصغير والنظام للاسف مش مراعيها.

خامسًا نظام ٥+٣+١

مهمة واحدة كبيرة وتلاتة مهام متوسطة وخمس صغيرين.

ده نظام تاني أكثر مرونة لأنه بيدخل مهام متوسطة الحجم معاك وهي المهام اللي وقتها اكتر من نص ساعة اقل من ساعتين.

سادسًا نظام المشاريع:

في نظام المشاريع انت بتقسم مهامك على أساس مشروعات وبالتالي هيكون عندك مجموعة قوائم منفصلة لكل مشروع،وطبعا النظام ده في شوية مشاكل لانه بيشتت شويه وبيخليك تقعد تبدل مهامك اليومية من مشروع للتاني.

ايوه يعني اعمل ايه؟

اتكلمنا في المشاكل واتكلمنا في أنظمة مختلفة للعلاج ودلوقتي هرتب معاك الخطوات اللي تمشي عليها عشان تعمل قائمة مهام مثالية.

اولًا اعمل قائمة بكل المشاريع اللي انت شغال فيها:

على سبيل المثال انا ممكن اكون شغال مع اكتر من عميل واكتر من مشروع في نفس الوقت، عشان كده بكتب كل المشاريع اللي انا محتاج اشتغلها في الفترة دي.

طبعا مننساش المشاريع الشخصية سواء كانت حاجات في حياتك الخاصة او في شغلك الخاص، زي مثلا مشروع كتابة رواية جديدة، مشروع الخروج أسبوعيا مع الأسرة مشروع حفظ القرآن، مشروع تعلم لغة جديدة وهكذا.

ثانيًا قسم المشاريع لمهام:

مشروع كتابة رواية جديدة، تشمل عدة مهام، زي مثلا انك تستقر على فكرة الرواية،تختار اسم ليها،تكتب الفصل الأول من المسودة وهكذا.

رابعًا حدد وقت بداية ونهاية:

كل مهمة من دول ابتدي رتبها على حسب اولويتها محتاج تبدأ فيها امتي ومحتاج تخلصها امتي.

خامسا واخيرًا:

اختار نظام تمشي عليه سواء نظام ٢+٣ أو نظام ٥+٣+١

حابب تعمل نظام مختلف ما بينهم مفيش مشكلة ولو اني رأيي الشخصي أن نظام ٥+٣+١ مميز جدًا وبيساعدك تكون منظم ومستني ٨ مهام يومية بتخدهم من القوائم الرئيسية لمشاريعك.

نصائح عامة من خبرتي بعيد عن الكتاب:

• اعمل قايمة والتزم بيها لأن اكتر الاوقات اللي بكون منتج فيها هي الاوقات اللي بكون ماشى بيها على قائمة.

• هتقع بعد فترة وهتكسل وهتلاقي نفسك جالك الاحباط تاني، عادي قوم وكمل تاني،كلنا بنقع وهنفضل نقع،وده طبع الحياة، مفيش حد هيفضل منتج بشكل فعال مدى حياته،الفكرة انك لما تقع فترة تقوم وتكمل تاني وترجع نظام القائمة من جديد.

• خليك منطقي وواقعي بزيادة، يعني بلاش افتراض أن الحاجة هتخلص في ١٠ دقايق ده وانت عارف انها هتاخد ساعة، خليك واقعي عشان ميحصلش حالة احباط.

• اعمل حساب الوقت الضايع، اللي فجأة هتجيلك مهمة تانية لازم تعملها او حد يقاطعك ولازم تسمعه.

• حاول تبعد عن المشتتات، قائمة جميلة مع مشتتات كتير مش هتوصل لحاجة،أبعد عن موبايلك وقت الشغل، افصل النت لو مش محتاجه، ممكن تعمل تليفونك صامت وتبص علي المكالمات كل نص ساعة مثلا لما تاخد بريك،اي كان اللي هتعمله المهم انك تبعد عن اي حاجة تعطلك.

أخيرا كالعادة في شرح الكتب بنوضح أن الشرح ده لا يغني عن قراءة الكتاب،فانصحك تشتري الكتاب وتقرأه.

وخليك فاكر ان الكلام ده محتاج انه يتحط في التنفيذ عشان ينجح، ف ابدأ من دلوقتي في إعداد قائمة فعالة.